• 大学生になると、教員へ質問したり、就職活動で人事担当者とやり取りをする際にメールを利用することが出てきます。
• メール送信には以下のような守るべきルールが存在します。
• マナーを理解したうえで、メールを送信しましょう。

1.メールアドレスは正確に

• 送り先のメールアドレスのスペルミスに注意してください。
• 間違ったメールアドレスに送ってしまった場合、該当するメールアドレスが存在しなければエラーとして処理され、その旨の通知が返ってきますが、メールアドレスが存在する場合には、誤った相手に送られてしまいます。
• メールを送信する前に、メールアドレスを確認する習慣をつけましょう。

2.件名を入力する、名前を明記する

• メールを送る際には、必ず内容がわかるような件名を入力してください。
• 最近は、迷惑メールが頻繁に送られており、件名が無いメールはすべて迷惑メールとして判断される場合があります。誤って削除されてしまわないために、また受信者に対する礼儀としても、件名を入力しましょう。
• 事前にメールアドレスを知っている場合を除いて、メールアドレスから個人を特定することは非常に困難です。メールの本文に、自分の名前を明記するように心がけましょう。

3.機種依存文字を使わない

• ①　②　③　や　Ⅰ　Ⅱ　Ⅲ　は機種依存文字といって、Windowsでは表示ができても、Macでは違う記号（ (月) (火) (水) など）に変換されてしまいます。文字化けを防ぐためには、機種依存文字を使わないことがもっとも有効です。
• メールを受け取る相手が誰であっても問題なく表示ができるように、(1) (2) (3) など、互換性のある表記をするようにしましょう。

4.むやみにファイルを添付しない

• 写真やレポートを他人に渡す時に、メールに添付して送ることは、とても便利です。しかし、ファイルサイズの大きいデータを添付することでいたずらにメールの送信サイズが大きくなり、受信者のメールボックスの容量を圧迫することに繋がり、受信者にとって迷惑となることがあります。
• ファイルの形式によっては特殊なソフトウェアのみで開くことができるものもあります。そのようなファイルは、受信者（相手）もそのファイルに対応したソフトをインストールしている必要があります。
• ファイルを添付する場合には、ファイルサイズを極力小さくし、受信者側で開くことが可能か（対応ソフトをインストールしているか）を確認したうえで、メールを送りましょう。
• 本学の送信可能なメールのサイズ上限は、約25MBです。これを超えるファイルを添付したい場合は、ファイル転送サービス等を利用してください（コンピュータの環境やメールソフトの仕様などによっては、実際に送信できる容量は上限値より少なくなります）。
• コンピュータウイルスに注意しましょう。
  • 添付ファイルは、コンピュータウィルスと間違えられる可能性が非常に高いです。
  • 添付ファイルというだけで、中を見ずにメールを破棄する人もいます。
  • 相手に余計な心配をかけないためにも、添付ファイルは控えめにしたほうがよいでしょう。

5.基本はテキスト形式

• メールの送信形式には「テキスト形式」「HTML形式（リッチテキスト形式）」があります。
• HTML形式では、ワードのように文字の種類や色、画像の挿入などができます。しかし、装飾できる分、ウィルス感染の危険もテキスト形式に比べると高くなるため、メールを開くことなくそのまま破棄されてしまう可能性もあります。また、ファイルサイズも、テキスト形式と比べると若干大きくなります。
• どうしてもHTML形式でないといけない場合以外は、テキスト形式でメールを出すようにしましょう。特に、初めての相手にメールを出す場合や、削除されては困る重要なメールについては、テキスト形式でメールを送ることを推奨します。